How Training Can Strengthen Company Culture (Part III)

กลับมาแล้วจ้า! มหากาพย์ company culture training series กว่าจะกลับมาตั้งตัว ปั่นบล๊อกต่อได้ เดี๊ยนกดปุ่ม pause อยู่นานเหมือนกันค่ะ เพราะที่บ้านเจอโควิดเล่นงานจนชีวิตป่วน ไปไม่เป็นเสียสติไปพักหนึ่ง แต่ก็ถือว่า เอาวะ ชีวิตมันก็เป็นแบบนี้แหละ มันอาจจะมีอะไรที่ทำให้เราต้องกดปุ่ม เพื่อหยุด ทบทวน ปรับเปลี่ยน เรียนรู้ แล้วพร้อมเพย์ (เพื่อช้อป online ต่อไป 555) มาค่ะ มาว่ากันต่อ ถึงมหากาพย์การทำเทรนนิ่ง เรื่อง company culture ซีรี่ส์ episode สุดท้ายแล้วจ้า ฮึบ ฮึบ!!

ความเดิมสองตอนที่แล้ว (หาอ่าน part 1 และ 2 ได้จากโพสต์เก่า) เราติ่งเอาไว้ที่จะ test น้อง ๆ เรื่อง company culture กัน แล้วดูว่า แต่ละแผนก score เป็นอย่างไรกันบ้าง คำถามคือ สอบมันก็ดีอยู่ แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่า พวกเขาสามารถ apply ไปใช้ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกับการทำงานได้ ขั้นตอนนี้จึงเข้ามาตอบโจทย์ค่ะ นั่นก็คือ

Make Company Culture Audit

Audit หมายถึง การตรวจสอบภายในองค์กร ว่าสิ่งที่พนักงานแสดงออกเมื่อเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่เราต้องการ ว่ามีความแตกต่างมากน้อยอย่างไร ข้อมูลในการ audit เป็นประโยชน์อย่างมาก ถือเป็นกระจกส่องถึงคุณภาพงานด้านต่าง ๆ ในช่วงนั้น สามารถนำมาใช้เป็นฐานข้อมูลเพื่อพัฒนา ปรับปรุง ต่อยอด หรือแม้แต่เปรียบเทียบกับคู่แข่งเพื่อให้เรายังคง competitive คือยังพอแข่งกับเขา และอยู่ได้ในตลาดอะนะ

(ที่มา : เดี๊ยนเอง) 

สำหรับ การทำ audit เรื่อง company culture ก็เช่นกัน มันคือการทดสอบว่า พนักงานสามารถประยุกต์เอาไอเดียหลัก ๆ ของ company culture ไปใช้ในการทำงานในแต่ละวัน หรือแสดงออกให้ลูกค้าเห็นตาม core values (ค่านิยมหลักๆ)  ที่โพทะนาไว้ในสื่อต่าง ๆ หรือเปล่า ไม่ใช่แค่ขายฝันอย่างเดียว 

การทำ culture audit ไม่ยาก แต่ก็ไม่ง่าย แต่ขอสรุปแนวทางสั้น ๆ ไว้ 3 ขั้นตอน ดังนี้เด้อ

Step 1 – Planning 

– ทำ action plan เรื่อง culture audit ขึ้นมา 

– ใน action plan ต้องประกอบไปด้วย key actions ที่เรากำลังจะทำ วัตถุประสงค์ (purpose) และ กรอบเวลา (timeframe) ในแต่ละหัวเรื่อง

 Step 2 – Communication 

– นำ action plan นี้ไปขายหัวหน้าก่อน เค้าโอเคไหม อยากให้เพิ่มเติม ปรับตรงไหน

– เรา กับนาย จูงมือกันไปหา GM (นายเบอร์หนึ่งในหน่วยงานของเรา) เค้าต้องเอากับเราด้วยนะ หรือถ้าเค้าสั่งให้ทำนี่ เข้าทางเลย ง่าย… เพราะถ้ามันออกจากปากนายใหญ่เอง ความร่วมมือมันจะมาจากทุกภาคส่วนอย่างรวดเร็วฉับไว ยิ่งกว่าศรีสวัสดิ์เงินติดล้อเสียอีก เหอ เหอ

– พรีเซ้นท์ action plan ของเรา ให้หัวหน้าทุกภาคส่วนรับทราบว่า เราจะทำ company culture audit ทำไปเพื่ออะไร ทำเมื่อไหร่ ทำอย่างไร เพื่อให้ทุกคน เข้าใจตรงกัน แล้วเหมือนขอฉันทามติกลาย ๆ ด้วยว่า แกรู้แล้วนะ อย่ามาบอกว่าไม่รู้ ไม่เห็น ไม่มี ไม่ได้อ่านอีเมล บลา บลา บลา

– ขอเข้าไปบรี๊ฟในแต่ละแผนกด้วย ใช้เวลาสั้น ๆ (อย่าขี้เกียจ แม้ชื่อเพจจะชื่อ lazy training ก็ตามนะ) ถือเป็นการพบปะประชาชน การที่เราไปพูดเอง เราอธิบายได้ตรงจุด หรือเน้นความสำคัญได้ดีกว่า ตรงนี้ขอวงปากกาหน่อย อย่าคิดว่า ก็มีหัวหน้า ให้เค้าไปบรี๊ฟให้ลูกน้องเค้าฟังเองซิ มันก็ใช่ แต่เรื่องสำคัญที่เราอยากให้มันมี มันเกิด impact การไปพูดด้วยตัวเองดีกว่าเยอะ เอาแบบสนุก ๆ เอาเกมไปเล่น เอาของไปแจก ก็เป็นการปู mindset ที่ดีในโปรเจ็คท์นี้ให้กับน้อง ๆ แล้วนะ

Step 3 – Implementation

– หลังจากจบขั้นตอนการสื่อสารให้เกิดความเข้าใจถึง Project แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การทำ company culture audit จริง ๆ แล้ว

– ให้ set culture audit committee ขึ้นมา เอามาจาก ตัวแทนแผนกต่าง ๆ เป็นหัวหน้าก็ได้ หรือเบอร์ต้น ๆ แก่พรรษาหน่อย เพราะว่าหลายเรื่องที่เราจะคุยกัน เราต้องการความถูกต้อง ชัดเจน พอสมควร และต้องยอมรับว่า training ก็ไม่สามารถ pinpoint ให้พวกเขาได้ทุกเรื่อง ดังนั้นเราต้องการคนที่เก๋า แม่นในระดับหนึ่งมาช่วยเราเลยทีเดียว 

– จัดประชุม company culture audit กำหนดบทบาท หน้าที่ ของ committee ไม่ต้องเยอะ ขอเน้น ๆ เอาเนื้อ ๆ ไม่เอาน้ำ งานเยอะ โปรดอย่าเอาเวลาประชุมมา complaint โน่นนี่ โบ้ยคนนั้น ว่าคนนี้ ทุกคนมีงานล้นมือกันอยู่แล้วเด้อ (ยกเว้น อยากระบาย อัดอั้นอะไร รอหลังไมค์ อย่ากวนเวลาเพื่อน ๆ ให้เค้ามานั่งฟังเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับเค้าเท่าไหร่ เก็ทเนอะ?)

 – หน้าที่หลัก ๆ ของ committee คือ เข้าใจ culture audit checklist ตอนหน้าแม่จะเขียนเรื่องการทำ checklist (ไหนบอกนี่ตอนสุดท้ายแล้วไง อิแม่!)

– ไป audit ตามตารางที่เทรนนิ่ง assign ให้

– ส่ง checklist ที่ complete พร้อม score กลับมาให้เรา

– เข้าประชุม มีส่วนร่วม แสดงความคิดเห็น ผลักดันแนวคิด และข้อปรับปรุงต่าง ๆ ให้เกิดเป็นรูปธรรม ส่งต่อ key messages ในการประชุมแต่ละครั้งให้น้อง ๆ ทราบ

นั่นแหละ แค่นี้ก็สนุกสนาน บานตะไท ระเบิดระเบ้อ drive กันไม่หวาดไม่ไหวในแต่ละวันแล้วจ้า เรื่องนี้ เวลาทำจริง ๆ สนุกมาก เพราะเราจะอิน กับการทำงานในส่วนปฏิบัติการ (operations) ของน้อง ๆ เรียกว่าพูดภาษาถิ่นเค้าได้อย่างไม่เคอะเขิน หรือรู้สึกเป็นคนนอกอีกต่อไป ความสัมพันธ์ของเทรนนิ่งกับแผนกต่าง ๆ จะดีขึ้นแน่นแฟ้นไปโดยปริยาย เพราะโปรเจ็คท์มหากาพย์ที่โคตร take time แบบนี้นี่เอง จำเอาไว้เสมอว่า

Good things take time นะจ๊ะที่รัก

“Good service comes naturally from the satisfied employees who embraced the company culture.”

Tony Hsieh

บั๊ย

ก๊วยเอง

How Training Can Strengthen Company Culture (Part II)

โพสต์นี้ยังว่ากันต่อเรื่องการทำเทรน company culture ใครพร้อมแล้ว หยิบไฟฉายตรากบเขียดอึ่งอ่างคางคก ขี้นมาส่องกันต่อได้เลยจ้า

หลังจากตอนที่แล้วเราจบตรงที่ ขั้นตอนการทำเทรนเรื่อง company culture ให้กับทั้งองค์กร จริง ๆ ขั้นตอนนี้เราทำได้ 2 แนว คือ training team เทรนเองเลยทั้งบริษัทเอา HR มาช่วยเทรนด้วยก็ได้ อันนี้จะได้ความไว และเก็บจำนวนครั้งที่เทรน (training sessions) ได้เยอะ แต่จริง ๆ มีวิธีที่ดีกว่า สนุกกว่า ได้ไอเดียหลากหลาย และได้ร่วมมือกับหลายภาคส่วน ให้ใช้ step นี้แทน

4. Certify Trainers

ให้แต่ละแผนกส่งตัวแทนคนที่คิดว่าน่าจะสอน และ inspire เรื่องนี้ได้ มาแผนกละ 1-2 คน แล้วเข้ามาฝึกปรือการทำเทรนหัวข้อนี้กับเรา เทรนจบมอบประกาศนียบัตร recognize พวกเขา กำหนดบทบาทของ certified trainers ให้ครอบคลุมและชัดเจน ขอ commitment ในการทำงานเรื่องนี้อย่างจริงจัง จุดนี้สำคัญ เพราะกลุ่มคนเหล่านี้มีงานหลักของพวกเขาอยู่แล้ว การขอให้พวกเขามาช่วยเทรน เท่ากับเป็นการเพิ่มงานให้พันธมิตรเทรนเนอร์เหล่านี้ แต่อะไร ๆ ก็เป็นไปได้นะ ถ้า plan กันดี ๆ และ communicate กันแต่เนิ่น ๆ วิธีนี้ค่อนข้างใช้เวลา และมีดราม่ามาให้ตามแก้กันเรื่อย ๆ แต่รับรองสนุกกว่า มันส์กว่า ฮากว่า และเป็นการสร้าง sense of ownership เรื่องนี้ให้เกิดขึ้นกับทุกภาคส่วน


5. Say it in daily routine

หลังจากพนักงานได้เข้าเทรนเรื่องนี้แล้ว ให้ใส่สิ่งเหล่านี้ในชีวิตประจำวันของพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นภาพดี ๆ กับ wording เด่น ๆ ที่อยากให้พนักงานจดจำ ใส่ค่านิยมหลักให้เข้าไปเป็น dialogue ของการบรี๊ฟทีมในแต่ละวัน ว่าแต่ละคำหมายถึงอะไร แล้วเราแสดงออกได้อย่างไร ในบทบาทและหน้าที่ของตน


6. Recognize and Awarding

การกระทำอะไรที่เราต้องการให้พนักงานมองเห็นเป็นแบบอย่าง กรุณาส่งเสริม และมอบรางวัลเพื่อเป็นขวัญและกำลังใจ เราอาจเอาค่านิยมหลัก ๆ ขององค์กร มาผูกเป็นธีมที่จะ recognize และมอบรางวัล เช่น เดือนนี้เป็นธีม innovative เดือนหน้าเป็น teamspirit อะไรก็ว่าไป เอาค่านิยมหลักมาเป็นเกณฑ์ ในการพิจารณาพนักงานดีเด่นในแต่ละเดือน เอามาใช้เป็นเกณฑ์การรับพนักงาน (recruitment criteria) เกณฑ์การวัดผลการทำงาน (performance appraisal criteria)ได้หมด ทั้งหมดทั้งมวลล้วนเป็นเรื่องเดียวกัน


7. It’s Time for Test

แล้วช่วงเวลาแห่งความสนุกอีกขั้นตอนก็มาถึง นั่นก็คือ การทำ test จุดประสงค์การทำ test ก็คือทดสอบความรู้ ความเข้าใจ เบื้องต้น และยังมองเห็นภาพรวมทั้งองค์กรได้ด้วยว่า น้อง ๆ ยังไม่แม่นเรื่องไหน เราสามารถเอาภาพรวมของ score ไป fix บางเรื่องได้เลย เช่น score เรื่อง vision ขององค์กรดิ่งมาก ตอบกันแทบไม่ได้ ไปกันคนละเรื่อง ก็ต้องมาบรี๊ฟ หรือ retrain บางหัวข้อกันใหม่ เป็นต้น season สอบนี่สนุกมาก มันมีความรักษาหน้ากันอยู่มาก ไม่มีหัวหน้าคนไหนอยากให้ score ของทีมไม่ดี เข้าทำนอง เสียเท่าไหร่ไม่ว่า แต่ห้ามเสียหน้าว่างั้นลูกพี่ พวกหัวหน้าก็จะขยันบรี๊ฟลูกทีม และไล่น้อง ๆ ให้มาสอบจนครบทุกคน เรื่องการทำ test เนี่ยถ้าใส่ mindset ดี ๆ สนุกมาก มันมี sense of competition เบา ๆ กรุบ ๆ ให้รู้สึกสนุก และมีสีสัน

สอบมันก็ดีอยู่นะคุณพี่ แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขาสามารถเอาไป apply ในสถานการณ์การทำงานได้จริง รู้นะ ว่าตะหงิดกันอยู่ในใจใช่ไหม เรื่องนี้มีความมหากาพย์อยู่ ตามนะ กับตอนจบ ของไตรภาค company culture training

เลิฟยู้ออลแอสออลเวย์
ก๊วย

How Training Can Strengthen Company Culture

วัฒนธรรมองค์กรเข้มแข็งเพราะความแข็งแกร่งของเทรนนิ่งเรนเจอร์

พวกเราเคยเดินเข้าไปในถำ้กันไหมคะ? ความรู้สึกเวลาเราเดินเข้าไปในนั้น มันคงเป็นความรู้สึกหลายอย่างปะปนกัน ทั้งตื่นเต้น กลัว เพราะไม่รู้ว่าข้างหน้าจะเจออะไร และยิ่งเดินเข้าไปเรื่อย ๆ มันก็ยิ่งมืดขึ้นและเริ่มมองอะไรไม่เห็น ทันใดนั้น อีเพื่อนก็เอาไฟฉายขึ้นมาเปิด เท่านั้นแหละ กรูโล่งขึ้นเยอะ เริ่มมองเห็นว่าอะไรเป็นอะไร ที่เหยียบอยู่ไม่ใช่งูเนอะ อาไรงี้

จริง ๆ แล้วการทำงานเรื่อง company culture เนี่ย คล้าย ๆ กับเรื่องราวข้างบนเลยค่ะ คือพนักงานเนี่ย เมื่อมาเริ่มงานกับพวกเราก็ค่อนข้างมืดบอด ไม่รู้ว่าต้องทำตัวอย่างไร แสดงออกแบบไหน ถึงจะเหมาะเจาะลงตัว แต่ถ้ามีคนส่องไฟฉายให้เดินก็พอจะเดาได้ ว่าต้องเดินตรงนี้ เลี้ยวตรงนั้น ลอดตรงนี้ แต่ถ้าเดินดุ่ม ๆ กันไป ก็ไม่รู้เลยว่าจะตกหลุม ตกโคลนตรงไหน เรื่องราวพวกนี้เทรนนิ่งมีส่วนสำคัญอย่างมาก ที่จะบอกเล่าให้พวกเขาได้เข้าใจ ซึมซับและปรับการแสดงออกให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร ฉะนั้น วันนี้เราจะมาคุยกันเรื่องบทบาทของเทรนนิ่งกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กร ถ้าทุกคนพร้อมแล้วไปหยิบไฟฉายมาโลด!

ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่า คำว่า วัฒนธรรมองค์กร หมายถึงอะไร คำว่า วัฒนธรรมองค์กร หรือ company culture หมายถึง สิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อนำไปสู่ความเจริญงอกงาม เป็นระเบียบเรียบร้อย ความกลมเกลียวและความยั่งยืนในองค์กร
(ที่มา hrnote.Asia)

แล้วทำไมเราต้องมีอีสิ่งนี้ด้วย ก็บอกได้เลยว่า บริษัทที่โดดเด่นและแตกต่างเนี่ย เพราะสร้างและ maintain วัฒนธรรมองค์กรเอาไว้ดี เรียกได้ว่า มันเป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้ มองไม่เห็น แต่โคตรสร้างความแตกต่างของแต่ละที่เลยทีเดียว นิตยสาร Forbes ที่เป็นนิตยสารเกี่ยวกับ business ระดับโลกเคยกล่าวไว้ว่า “ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นใน business ล้วนเกิดจากวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่แข็งแรง หรือดีพอ ซี่งความไม่แข็งแรงของ culture ในองค์กรนี้เอง ทำให้คนส่วนใหญ่ในที่ทำงานไม่มีความรักหรือผูกพันกับองค์กรที่ตัวเองทำงาน กล่าวกันว่า หากมีพนักงาน 10 คน มีแค่ 3 ที่ engage ที่เหลือ รอวันเงินเดือนออก รอโอกาสที่ดีกว่า รอวันที่จะไม่อยู่ตรงนี้ทั้งนั้น (ข้อมูลจาก Harvard Business Review) เฮ้อ เรื่องมันเศร้านะน้อง ๆ แต่นั่นแหละ วิกฤติแบบนี้เค้าก็รอฮีโร่อย่างเรา ๆ มาช่วยกอบกู้ทั้งนั้น ขอแค่ฮีโร่ต้องอดทน และเริ่มอย่างถูกวิธี


ว่ากันด้วยเรื่อง company culture step by step


1. Define company culture and values

ก่อนอื่นต้องรู้ก่อนว่า company culture ของเราคืออะไร บางบริษัท มีทั้ง vision values mission statement เอามากาง และทำความเข้าใจให้หมด ไม่แน่ใจ ถามจากผู้รู้ อย่าตีความเอง wordings พวกนี้สำคัญ จะมาตัดต่อแบบที่ทำกันบ่อย ๆ เวลารีบเทรน ม่ายด้ายยยยย

2. Make it short and easy to remember

หากบริษัทมีทุกอย่างไว้ให้แล้ว ก็โชคดีไป แค่มานั่งอ่าน ทำความเข้าใจ (บางทีมีคู่มือการสอนมาให้อี๊ก ถือว่าดีมาก ประหยัดเวลาไปได้เยอะ) แต่หากที่ไหน มีแต่คำมาให้โดด ๆ ก็ไม่ต้องเสียใจอะไร เค้าจ้างแกมาเพื่อทำสิ่งนี้แหละ เหอ เหอ จงอดทน ทำความเข้าใจ ถามคนที่น่าจะรู้ และให้ข้อมูลที่ถูกต้องกับเราได้ ห้ามตีความเองเด็ดขาด (เตือนแล้วนะ) พอเข้าใจแล้ว ยกตัวอย่างแต่ละประเด็นให้เข้าใจง่าย ๆ หน่อย เพราะอีพวกคิดคำ มันจะเอาคำสวย ๆ ประโยคหรู ๆ ถามก๊อนนนน ใครเอาไปใช้ ? พนักงานทั่ว ๆ ไปทั้งนั้น เค้าไม่เข้าใจ ถ้าเราบอกแต่คำเก๋ ๆ โดยไม่อธิบายความหมาย หรือยกตัวอย่างประกอบให้ชัดเจน เช่น องค์กรเรามี value หลักคือ innovative แปลเป็นไทยว่า นวัตกรรมนะคะ คำต่อไปเลยค่ะ (ที่รีบผ่านคือ ชั้นก็ไม่แน่ใจเหมือนกันว่ามันคืออะไร กลัวคนถาม)


3. Train your team

เรื่องพวกนี้ควรกำหนดเป็นหัวข้อหลักในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่เลย คนกลุ่มนี้มืดบอดมาก ต้องรีบฉายไฟโดยเร่งด่วน และหากจะให้ดี ควรจัดหัวข้อนี้เป็นหัวข้อ refresh ให้กับพนักงานที่อยู่มานาน ๆ ได้วนเข้ามาอบรมกันใหม่ ถือเป็นการทบทวนและเข้ามาปัดฝุ่นกันเรื่อย ๆ อย่าปล่อยให้พวกเค้าหยากไย่จับเด็ดขาด! เทรนแล้วนี่ โอเค จบงานไหม? ไม่ใช่พวกเราแน่นอน it’s just the beginning เด้อ เทรนจบแล้ว ทำไงต่อดี เดี๋ยวมาว่ากันต่อ กับการทำเทรนเรื่อง company culture ในโพสต์หน้า โพสต์นี้ลาไปล้างขวดนมลูกต่อ

Love

ก๊วย

รวมวิธีปราบซ่าเทรนนีให้อยู่หมัด ตอนสอง

โพสต์นี้ตามสัญญาที่เรายังค้างเอาไว้อีก 1 เคล็ดวิชา
ในการปราบเหล่าเทรนนีอวิชชา นั่นก็คือ

เคล็ดวิชาที่ 3 – มือปราบทรชนคนไร้มารยาท
เคล็ดวิชาสุดท้ายที่เราจะนำมาฝากกันในวันนี้ เป็นเคล็ดวิชาที่ต้องใช้ความละเอียดอ่อนในการลงมือปฏิบัติและปราบปรามเหมือนกัน นั่นก็คือ มือปราบเรื่องระเบียบและมารยาททางสังคม เอางี้ คือน้อง ๆ ที่เข้ามาฝึกงานกับพวกเราเนี่ย เค้าอยู่ในโรงเรียนที่เป็นสภาพแวดล้อมที่เราว่าค่อนข้าง freeform โดยเฉพาะ ช่วงพักของพวกเค้า เรียกได้ว่า มีความอิสระด้านการพูดจา และการวางท่วงท่าค่อนข้างสูง ในขณะที่การเข้ามาฝึกงานกับเรา เนื่องจากเป็นพื้นที่ทำงาน รวมถึงบริเวณพักก็จะใช้ร่วมกับพนักงานปกติ บางครั้งเรื่องมารยาทในการใช้พื้นที่ส่วนรวมร่วมกัน อาจต้องมาเขย่ากันใหม่บ้าง เช่น พวกนางไม่เคยยืนทำงานกันนาน ๆ โดยใส่คัชชู พอเข้าล็อกเกอร์ ก็นั่งพื้นเหยียดขาแข้งกันสุดฤทธิ์ (มันเมื่อยอะคะ) พี่ ๆ จะเดินเข้าไปเอาของในล็อกเกอร์ตัวเอง ก็ต้องก้มงุด ๆ เดินอ้อมเท้าของน้อง ๆ กันไป (จริง ๆ จะอ้วก เหม็นทีนน้อง ๆ ฮ่ะ!) หรือบางทีคุณเธอ ๆ ๆ กำลังเม้าท์มอยเรื่องฝึกงานกันอย่างออกรส โดยที่แม่คนหัวโจกขึ้นไปนั่งอยู่บนอ่างล้างมือซะงั้น พี่ ๆ จะเข้าไปล้างมือกันทีนี่ เพลียค่ะ (คือหนูไม่ได้ขึ้นไปฉี่เนอะ?!)บางทีเจอกันในแคนทีนนี่แหม ยังกับผึ้งแตกรังที่พ่นภาษาพ่อขุนกันแบบว่า โอ้ย จะหยาบไปไหนลูก เบาได้เบาเนอะ แต่เรื่องนี้ไม่ยากค่ะ จำไว้ กันไว้ก่อน ดีกว่ามานั่งแก้กัน แนะนำเทรนนิ่งเยาวชน ปฏิบัติดังนี้

⁃ ทำ orientation ให้กับนักศึกษาฝึกงานให้ได้รับทราบถึง ความเป็นมาของบริษัท กฎระเบียบเบื้องต้น รวมถึง etiquette พื้นฐานเหล่านี้ด้วย
⁃ หากทำได้จะดีกว่าจัด orientation รวมกับพนักงานใหม่ เพราะเรื่องบางเรื่อง เป็นเรื่องเฉพาะของน้อง ๆ ที่เราสามารถอธิบายได้เฉพาะเจาะจงและละเอียดกว่า
⁃ จากประสบการณ์หากเราพูดเรื่อง basic etiquette นี้ไว้ก่อน น้อยมากที่ปัญหาเหล่านี้จะเกิดขึ้น แต่หากเกิดขึ้นให้ใช้หลักคล้าย ๆ ข้อ 2 (อยู่ในโพสต์เรื่องนี้ตอนที่ 1 ค่ะ) คือ เตือนเลย หากทำได้ หากทำไม่ได้ตอนนั้นโทรแจ้งหัวหน้าของน้อง และขออนุญาตนัดน้องในการคุยเรื่องมารยาทเบื้องต้นที่อยากให้น้องปรับปรุง อย่าลืมเก็บ records และ keep track ของน้อง ๆ ในการคุยเรื่องต่าง ๆ เหล่านี้ด้วย

แม่หวังว่าสามเคล็ดวิชาที่นำมาฝากกันในวันนี้ จะทำให้พวกเราเข้าใจ nature ของน้อง ๆ และทำให้พวกเรามีทัศนคติในดูแล trainees ที่เปลี่ยนไปจากเดิม เชื่อเถอะว่าพอคุณเห็นพวกเขาเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น จากวันแรกจนฝึกจบ มันเป็นความสุขใจอย่างหนึ่งที่ไม่สามารถวัดค่าได้ด้วยเงินทอง หรือเซอร์วิสชาร์จใด ๆ

The problem is not the problem, the problem is your attitude about the problem. Do you understand?

Jack Sparrow

Cheers

🍸

ก๊วยเอง

Survival Kit when Dealing with Trainees

รวมวิธีปราบซ่าเทรนนีให้อยู่หมัด

หน้าที่หลักอย่างหนึ่งที่เราจะปฏิเสธไม่ได้ในฐานะคนทำงานแผนกเทรนนิ่ง ก็คือ การดูแลน้อง ๆ นักศึกษาฝึกงานให้ได้รับความรู้ และประสบการณ์ตรงจากการฝึกงานกับองค์กรของเรา สิ่งหนึ่งที่มักจะมาคู่กันก็คือ ปัญหาในการดูแลน้อง ๆ ที่บางทีก็ขำ ๆ แต่ถ้ามาเยอะ มาถี่ มันก็ขำไม่ออกเหมือนกัน วันนี้เรามี 3 เทคนิคคลาสสิคในการปราบเทรนนีให้อยู่หมัด ที่รับรองว่าไม่ว่าเทรนนีจะมากี่ร้อยเล่มเกวียน เทรนนิ่งอย่างเราก็เอาอยู่ มาดูกันค่ะ

เคล็ดวิชาที่ 1 – มือปราบสายอาชีพ
คลาสสิคเคสแรก ที่เราอยากนำเสนอเทรนนิ่งผู้กล้าในการปราบเหล่าเทรนนีอวิชา นั่นก็คือ วิชาปราบเทรนนีมาสาย วิชานี้หากท่านได้มีติดตัวไว้ รับรองได้ใช้หากินแน่นอน เพราะมีบ่อยเว่อร์ ฉะนั้น หากได้เจอ ก็อย่าเพิ่งขึ้น เพระต้องขี้นอีกเยอะจ้า (เหอ เหอ) ก็เข้าใจนะ น้องๆ เทรนนีบางทียังปรับเวลาตื่นไม่ได้ เรียนที่โรงเรียนบางช่วงทำรายงานดึก บางวันมีเรียนบ่าย ก็นอนตื่นสายกันได้บ้าง บางคนเริ่มฝึกงานแผนกครัวเบเกอรี่ ต้องเข้างานตั้งแต่ตี 5 เพื่อช่วยพี่ ๆ อบครัวซองเอย มัฟฟินเอย มันก็ไม่ทันตั้งตัวเหมือนกันเด้อ แต่ถ้าพี่ ๆ เห็นแล้วว่า อืม นี่ไม่ใช่สายเป็นงานอดิเรก แต่หากเป็นอาชีพหลักของน้องเค้า เหล่าเทรนนิ่งอย่างเรา
ก็จง :
⁃ ดู attendance records ของน้อง ๆ เป็นประจำสม่ำเสมอ หากพบสายอาชีพ (หมายถึง สายเป็นประจำอะนะ) ควรจัดการโดย
⁃ เตรียม records ต่าง ๆ ที่จะใช้คุยกับน้อง ไม่ว่าจะเป็นใบลงเวลา สมุดบันทึกการเทรน หรือข้อมูลการสแกนนิ้วมือ
⁃ โทรแจ้งหัวหน้างานของน้อง เพื่อนัดแนะเวลาพูดคุยกับน้องอย่างเป็นเรื่องราว และแจ้งหัวหน้าคร่าว ๆ ว่า เราขออนุญาตคุยกับน้องเกี่ยวกับการปรับปรุง attendance records ของเขา (ไม่ควรปล่อยให้เลยเถิด จนหัวหน้าของน้องมาหาเราเอง อันนั้นคือแบบ สุด ๆ ของพวกเขาแล้ว)
⁃ พูดคุยกับน้องและอธิบายให้เข้าใจถึงความคาดหวังขององค์กร records มาสายกี่ครั้ง ถึงจะมีผลในการออกใบเตือนอย่างเป็นทางการ ซึ่งจะต้องส่งให้โรงเรียนรับทราบด้วย
⁃ เป็นผู้ถาม และผู้ฟังที่ดี เพราะการมาสายถี่ ๆ น้องอาจมีเหตุผลและความจำเป็นบางอย่าง แต่อันนี้สุดแท้แล้วแต่ เค้าจะเล่าแค่ไหน ก็ฟังด้วยใจเป็นกลาง ไม่ต้องคาดคั้น หรือเค้นอะไร
⁃ บันทึก records พร้อมลงลายเซ็นทุกครั้ง เมื่อเรียกน้องมาคุย นัดการคุย follow up อีก 2 สัปดาห์ และคาดหวังการเปลี่ยนแปลงในแง่ดีที่จะเกิดขึ้น เค้าเป็นกำลังใจให้นะตะเอง (จริง ๆ อยากส่งอีน้องนี่กลับวันละ 100 รอบ!)
⁃ แจ้งหัวหน้าของน้องให้รับทราบ และแจ้งถึง timeline ในการคุยกันรอบต่อไป

เคล็ดวิชาที่ 2 – มือปราบสายแฟ
เคล็ดวิชาปราบเทรนนีอีกเคล็ดที่เราแนะนำให้พวกท่านมีพกติดตัวไว้ก็คือ มือปราบสายแฟชั่น ชั่น ชั่น น้อง ๆ ฝึกงานส่วนใหญ่ก็จะเป็นวัยรุ่นกัน ฉะนั้นแฟชั่นกับวัยรุ่นเป็นของคู่กัน แต่เมื่อเข้ามาฝึกงานในองค์กรของเรากฎระเบียบพื้นฐานอย่างเช่น การแต่งกาย ก็ต้องนำมาใช้กับน้อง ๆ ด้วย อันด้วยการเริ่มต้นทุกอย่างต้องใช้เวลา ประกอบกับฮอร์โมนวัยว้าวุ่นของน้อง ๆ หนู ๆ ในช่วงแรกของการฝึกงาน พวกเราเหล่าเทรนนิ่งก็อาจจะเจออะไรที่มันปลิ้นออกจาก grooming standard บ้าง อาทิเช่น ย้อมผมสีม่วงมาทำงาน เจาะจมูก เจาะลิ้น ระเบิดหู (เด็ก ๆ สมัยนี้รู้จักไหมเนี่ย ไปเสิร์จรูปดูเอานะหนู ๆ) เอาละ แต่ไม่ยากเกินมือพวกเราหรอก หากเจอ
ก็จง :
⁃ เก็บรายละเอียดของสิ่งที่มันหลุดออกจาก standard เช่น หน้าไม่แต่ง แป้งไม่มี หวีไม่เรียบ หัวไม่เนี้ยบ บลาบลาบลา
⁃ ชื่อ แผนก (ดูเป็นสารวัตรนักเรียนมาก)
⁃ หากอยู่ในจุดที่สามารถตักเตือนได้ ให้ทำเลย on spot
⁃ หากทำไม่ได้ในตอนนั้น เช่นน้องกำลังเสิร์ฟอาหารแขก ซ่อมลิฟต์ สไลด์แฮมอยู่ (เข้าใจเนอะ ว่าทำไมเรายังไปขัดจังหวะเค้าไม่ได้) ก็โทรไปแจ้งหัวหน้าเค้าไว้ ว่าน้องชื่ออะไร grooming ที่อยากให้ปรับปรุงคือเรื่องอะไร
⁃ ทำบันทึก records ไว้ว่าน้องแต่ละคน มีอะไรต้องเพิ่มเติม และติดตามผลเป็นระยะ
⁃ หากเจอ grooming ที่ไม่ใช่ ทั้งที่ตักเตือนโดยวาจาไปแล้ว ก็คงถึงคราวที่ต้องลง record การเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร อย่าลืมโทรแจ้งอาจารย์ที่รับผิดชอบการฝึกงานของน้อง ๆ ให้ทราบเป็นระยะ และส่งเอกสารตามไปด้วย (เรื่องนี้สำคัญ เพราะบางที อาจารย์ไม่เคยรับทราบ พอเราโทรไปแจ้งคือ จะส่งนักศึกษากลับแล้ว เพราะพี่ ๆ ไม่ไหวกับน้องแล้ว มันก็ไม่ใช่ เรื่องพวกนี้มันเป็นความสัมพันธ์ระหว่างเรากับสถาบันด้วย ก็ต้องรักษานำ้ใจกันไว้บ้างนิ)

เรื่องนี้ว่าจะสั้น ๆ ยาวอีกแล้ว เขียนแล้วมันมือ เดี๋ยวโพสต์หน้าขออีก 1 เคล็ดวิชา ข้าพเจ้าขอลาไปล้างขวดนมลูกก่อน สวัสดี บั๊ย

ก๊วยเอง

Buddy เพราะเราคั่นกู

สมัยเรียนหนังสือ เคยเล่นบัดดี้กันม้้ยคะ? ต้องตอบว่าเคยกันแน่ ๆ 
วันนี้ คำว่า “บัดดี้” จะมาเป็นผู้ช่วยคนสำคัญ ในการลดจำนวนพนักงานใหม่ ที่ขอเซย์กู๊ดบายไปจากองค์กรของเรา ก่อนเวลาอันควร มาดูพลังของบัดดี้กันค่ะ!

Buddy system คือ การจับคู่พนักงานใหม่กับพนักงานปัจจุบันที่ทำงานอยู่ เหมือนเป็นพี่เลี้ยง คอยให้คำปรึกษา คอยสอบถาม อธิบายเรื่องราวต่าง ๆ ในองค์กร พาไปกินข้าวกลางวัน พาไปเอาเอกสารโน่นนี่ ในช่วงแรกของการทำงาน คำถามต่อมา ก็คือ ทำไมต้องมี Buddy ก็มีเพื่อนมันดีน่ะซิ! ไม่มีใครเกิดมาสวย เริ่ด มั่นเบ้าหน้าเว่อร์มาตั้งแต่แรกหรอกค่ะ ทุกคนต้องผ่านช่วงเวลางง ๆ สับสน ทำตัวไม่ถูก เครียด กังวลในช่วงแรกของการเริ่มงานทั้งนั้น ในแง่ของ HR และ training การมีระบบ buddy ช่วยเราได้อย่างมากในช่วง onboarding คอยเป็นหูเป็นตา คอยถามไถ่ สร้างความรู้สึกอบอุ่น (warm welcome) เป็นพี่เลี้ยง  ทำให้ช่วงแรกของการทำงานสำหรับน้องใหม่ดูไม่อ้างว้างจนเกินไป ยิ่งยุคนี้ work from home กันเป็นปกติ บางคนเริ่มงานจากที่บ้านหนักมาก ไปกันใหญ่ ถ้าไม่มีระบบที่ดีพอ turnover กระจุย พังพินาศไม่มีชิ้นดี 
 
แม่มีแง่คิดเล็ก ๆ น้อย ๆ หากมีใครอยากเริ่มทำ buddy อย่างจริงจังในที่ทางของตัวเอง ตามนี้เลยค่ะ
1.ควรเขียนเป็นเรื่องเป็นราว ดีกว่าลอย ๆ 
2.ในนั้นระบุว่า Buddy คืออะไร หน้าที่ buddy ใครที่เราควรเลือกมาเป็น buddy
3.เลือก Buddy ที่อยู่มาสักระยะ รู้ความเป็นไปขององค์กร มีประสบการณ์พอควร และมีความคันอยากทำสิ่งนี้ 
4.มี incentives น่ารัก ดี ๆ ที่แสดงคำขอบคุณอย่างจริงใจและ recognize buddy เหล่านี้ก็จะดีงามสยามสแควร์มาก
5.จัดอบรมหน้าที่ บทบาท ให้กับพวกเขา
6.ควรมี Buddy มากกว่า 1 คน ในแต่ละแผนก 
7.ทำ checklist ง่าย ๆ ให้ buddy ว่าหัวข้อที่พวกเขาต้อง brief น้องคืออะไรบ้าง กันตกหล่น หลงลืม 
8.ถึงเวลาส่งคืน checklist นี้ให้กับหัวหน้างาน review ซะหน่อย ก่อนส่งคืน HR
9.ทำ board welcome พนักงานใหม่ ให้ใส่ชื่อ buddy ของแต่ละคนไปด้วย
10.ลองดีไซน์ welcome note น่ารัก ๆ ให้พนักงานใหม่ในการ์ดนั้นให้ใส่เบอร์โทรติดต่อ ชื่อของ HR และ Buddy ไปด้วย
11.Buddy โทรหาน้องใหม่ ก่อนเริ่มงาน 1 สัปดาห์ชวนคุย จิปาถะ เม้ามอย ให้คลายอาการตื่นเต้นก็ดีนะ
12.พอ Orientation เสร็จให้พี่ ๆ buddy มารับน้องและพาไปแผนก

หวังว่าไอเดียคร่าว ๆ เหล่านี้จะทำให้พวกเราพอมีแนวกลับไปทำ Buddy system ในที่ทางของตัวเองนะคะ อย่าลืมว่า เราเป็นกลจักรสำคัญในการที่จะทำให้สิ่งนี้เวิร์คหรือไม่เวิร์ค ซึ่งในที่สุดแล้ว หากมันโคตรเวิร์ค มันจะดีกับทั้งน้องใหม่ หัวหน้าของพวกเขา และงานของพวกเราก็น่าจะได้ยินคำว่า “อ้าว หาคนใหม่” น้อยลง น้อยลงและทำให้พวกเรามีเวลาไปทำอย่างอื่นที่จรรโลงใจ ใช้ความคิดสร้างสรรค์หรือแม้กระทั่งเอามาพัฒนาตนเองมากขึ้นนะคะ

Love you all as always

ก๊วย

Pulse Check Mini Guide (II)


ไปต่อ หรือพอแค่นี้? (ภาคจบ)

ตำกันต่อกับ pulse check mini guide ภาคสอง ตอนที่แล้วเราได้เกริ่นว่า pulse check คืออะไร สำคัญอย่างไร ซึ่งบอกเลยว่าดีย์เว่อร์ กลับไปหาอ่านดู (ไม่ค่อยเลยแม่ ขายของตัวเองสุดฤทธิ์) มาว่ากันต่อกับเทคนิคการทำ pulse check ตอนจบที่จะทำให้เราเข้าใจภาพ และบทบาทของพวกเราเหล่า HR และ training มากขึ้น มาค่ะ!

เทคนิคในการทำ pulse check เพิ่มเติม

Ask less, listen more
ถามให้น้อย ฟังให้เยอะ ข้อนี้เหมือนจะง่าย สบาย ๆ แค่นั่งฟัง แล้วถามคำถามบางจังหวะ (ใช้เซ็ทคำถามที่ไกด์ไว้ให้ในตอนก่อน) แต่เอาเข้าจริง ๆ ไม่ง่ายเลยอะ ยากมาก ยิ่งพวกเราชาว HR training ส่วนใหญ่มีคาแรคเตอร์เข้ากับคนอื่นง่าย เม้ามอยไปเรื่อย จะให้มานั่งฟังเก็บข้อมูลอย่างเดียวมันก็ไม่ใช่ บางทีร่วมโศกกับน้องไปอีก ออกมาจากห้อง อยากลาออกเป็นเพื่อนน้องอะไรอย่างงี้ก็มี ก็ต้องอุเบกขาให้เป็น วางใจกลาง ๆ เข้าใจ เราไม่ใช่น้องบอทนี่นาที่จะให้ไม่รู้สึกรู้สา แต่นี่คือบทบาทและหน้าที่ก็แสดงไป แต่อย่าอินเกิ๊น
อีกอย่างที่อยากเน้นมาก คือ โปรดฟังอย่างตั้งใจ และแสดงออกว่าเราสนใจในเรื่องราวของเขา ไม่ใช่ฟังไป ไถมือถือไปด้วย หรือพิมตอบเมลเป็นระยะ ๆ ไม่คูลเลยค่ะ ชั้นพูดเลยนะอันนี้ไม่ใช่เป็น HR training ด้วยจิตวิญญาณ มาแต่ร่างทรง เบื่อมาก เลิกได้เลิกนะ

Keep track and collect data
พอฟังอย่างตั้งใจ เราจะได้ข้อมูลมาประกอบเรื่องราวในการนำเสนอได้ย่างเพียงพอ อาจต้องทำเป็น log book เพื่อ track progress ว่าน้องคนนี้ คุยวันที่ 15 เป็นไง คุยวันที่ 30 ดีขึ้นไหม คุยวันที่ 45 โอเคแล้วเนอะสับต่อได้รัว ๆ คือ มันโคตรใช้เวลาอะบอกเลย แต่จำเอาไว้ลูกหลาน… good things take time เน้อ เพราะเรา take พนักงานในแง่ที่เขาเป็น individual และทรีทกันแบบที่มนุษย์เค้าทรีทกัน ซึ่งการทำ survey ให้สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ไม่ได้เลย (เดี๊ยนไม่ได้ด้อยค่า survey นะคะ แต่บางเรื่องที่เราต้องการให้คุณค่าโปรดสละเวลาและใช้ใจในการทำมันเนอะ)

Keep it private and personal
โปรดทำให้เป็น safe environment ที่พวกเขารู้สึกอยากเล่า อยากบอก หากเราคุยกันอย่างเปิดใจมากพอ บางข้อมูลที่พนักงานเล่าให้เราฟัง มันคือ แบบ เห้ย สุดยอดอะ เอามาต่อยอดพัฒนาองค์กรได้อีกมากมาย หรือบางเรื่อง มันล่อแหลม หมิ่นเหม่ ก็จงทำตัวเป็น HR ที่ดี ไม่มาเล่า เม้าท์ต่อกันสนุกปาก ใจเขาใจเราเนอะ

เอาล่ะ จบแล้ว สำหรับ pulse check mini guide ไสหัวออกไปช่วยชาวโลกได้ (จบดื้อ ๆ แบบนี้แหละ)

“I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did but people will never forget how you make them feel”
Maya Angelou

รักนะ

ก๊วยเอง

Pulse Check Mini Guide

โพสต์นี้เป็นโพสต์ต่อเนื่องจากโพสต์ที่แล้วที่ว่ากันด้วยเรื่องของ onboarding มาตำกันต่อ ถึงเทคนิคหลัก ๆ อีกเทคนิคหนึ่ง ที่ HR และ training มีส่วนอย่างมากในกระบวนการนี้ นั่นก็คือ pulse check นั่นเองจ้า

Pulse check คือ การคุยกันสั้น ๆ ระหว่าง HR กับพนักงานใหม่ เพื่อประเมินถึงความคิด ความรู้สึก ตลอดจนถึงทัศนคติของพวกเขาเหล่านั้นว่าอยากไปต่อ หรือพอแค่นี้ การทำ pulse check ทำให้เราสามารถ detect เค้าโครงของบางเรื่อง ที่ส่อแววว่าจะเป็นปัญหาหรือดราม่า นอกจากนั้นยังเป็นการสร้าง relationship ที่ดีระหว่างองค์กรกับพนักงาน การใช้เวลาพูดคุยกับพวกเขา ยังแสดงให้เห็นถึงการใส่ใจและสนใจในตัวตน รวมถึงความรู้สึกของพวกเขามากกว่าการส่ง survey ให้ตอบแบบแกน ๆ (เรื่องบางเรื่อง survey ทำแทนกันม่ายด้ายยยย เพื่อสุนทรียะโปรดใส่ทำนองเพลงให้เข้าจังหวะท่อนนี้ด้วย)
ที่มา – จากผู้เขียนเอง หากเจอความหมายอื่นที่กว้างกว่า หรือ แยกแขนงกว่านี้ ก็จงอย่าดราม่า concept หลักคล้ายคลึงกัน แต่ละที่จะนำไปใช้อย่างไร ก็สุดแท้แต่เน้อ (ต้อง disclaim กันไว้ก่อน เพราะมันคือยุคสมัยของ drama paranoid เหอ เหอ)
สำหรับความถี่ ของการทำ pulse check ก็แล้วแต่ที่เลย แต่ละบริษัทอาจกำหนดไม่เหมือนกัน จากประสบการณ์แนะนำความถี่ที่คู่ควร คือ หลังจากเริ่มงาน 15 วัน, 30 วัน, 45 วัน และ 90 วัน หรือใครจะ 100 วันแล้วเผาไปเลยก็ว่ากันไป (เอ่อ อันนั้นน่าจะไม่ใช่ onboarding แล้วละแม่)


คำแนะนำ 3-4 ข้อที่อยากฝากไว้เวลาทำ pulse check

Make it casual
อย่าทำให้มันหนัก หรือดูน่ากลัว ต้องเข้าใจว่า HR ก็คือ HR จะสลัดผ้า เปลี่ยน style เปลี่ยน look อย่างไรคุณก็คือ HR นะ พนักงานเค้าก็เกรง ๆ พวกเราอยู่แล้ว ดังนั้นวิธี approach และการสื่อสารอย่างถูกต้องและเพียงพอสำคัญมาก ไม่ใช่แค่เฉพาะกับพนักงานใหม่เท่านั้น แต่ทุกคนควรได้รับความรู้ ความเข้าใจว่า กระบวนการนี้คืออะไร สำหรับการ approach ก็แล้วแต่เลย ไปให้สุด เพื่อหลุดจากกรอบเดิม ๆ จะทำเป็น stamp card เวลามา pulse check แล้วได้ stamp เก็บสะสมแลกเป็นรางวัลฮา ๆ, จะทำเป็นเกมบันไดงู แล้วใส่วันที่ 15, 30, 45, 90 แล้วแต่ละครั้งได้คำใบ้ไปเรื่อย ๆ ก็สนุกและลึกลับดี โอ้ย จิปาถะ ลองไป brainstorm กันดูเน้อ

Stick with schedule
กำหนดตาราง pulse check อย่างเป็นเรื่องเป็นราว set เป็น agenda ที่เตือนเราและคนที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นระบบ และสามารถ keep track ได้ง่าย พยายามทำ pulse check ตามตาราง อย่าเลื่อนหรือ cancel บ่อย เพราะนั่นหมายถึงเราอาจจะยัง plan มันไม่ดีพอ หรือมันไม่สำคัญพอนะจ๊ะเด็ก ๆ

Prepare agenda
ทำอะไร มันก็ต้องเตรียมทั้งนั้น จะเตรียมมากเตรียมน้อย อย่างแรกเตรียม agenda รู้ว่าต้อง intro อย่างไร (ทักทายจิปาถะ , อธิบายเกี่ยวกับ pulse check คร่าว ๆ ) ต่อมาเตรียมคำถามที่จะใช้ ตัวอย่างคำถามที่ใช้ใน pulse check บ่อย ๆ เช่น

⁃ ตอนนี้เป็นไง ทำอะไรอยู่บ้าง มีอะไรสำคัญ ๆ เราได้เรียนรู้อะไร ยังไงไหนเล่า
⁃ เจอปัญหา อุปสรรค หนักใจอะไร วานบอก
⁃ Work & life ยัง balance ได้อยู่ไหมหนอ
⁃ ต้องการให้เรา support หรือช่วยด้านใดหรือไม่น้องพี่
⁃ มีความสุข และ happy ดีนะตะเอง
⁃ และสุดท้ายอยากถามอะไรไหมว่ามา เวลาเหลือน้อย

วันนี้พอก่อน ตอนแรกของ pulse check พอเขียนแล้วเรื่องมันยาวเหมือนกัน ตามกันต่อกับภาคสองของ pulse check ในโพสต์หน้า

Love you all as always

ก๊วย

3 ways to transform your onboarding to another level

ขึ้นศักราชใหม่อีกรอบ ปี 2022 มาเยือนพวกเราแบบ งง ๆ อึน ๆ แต่ไม่ว่าอะไรมันจะถาโถม ประดังประเดใส่พวกเรา ขึ้นชื่อว่าเทรนนิ่งเยาวชนนั้นไซร้ อย่าได้หมดไฟ จงหาความรู้มาสุมตัว โอม ขอเทพเจ้าแห่งการประสิทธิ์ประสาท จงอยู่กับข้า วะ ฮะ ฮ้า
ประเดิมบล็อกแรกของปี (หลังจากที่หายหัวไปพักหนึ่งเหมือนกัน) หัวข้อเปิดศักราชใหม่วันนี้ เราจะพูดถึงเรื่อง onboarding ว่ามันคืออะไร สำคัญอย่างไร แล้วทำยังไงให้มันเวิร์ค มา!

คำว่า onboarding น่าจะเป็นคำที่คุ้นหูพวกเราคนทำเทรนนิ่งเป็นอย่างดี
Onboarding หมายถึง การขัดเกลาทางสังคมในองค์กร (organizational socialization) เป็นศัพท์แสงด้านการจัดการที่สร้างขึ้นครั้งแรกในปี 1970 ซึ่งหมายถึงกลไกที่พนักงานใหม่ได้รับความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมที่จำเป็น เพื่อที่จะเป็นสมาชิกขององค์กรที่มีประสิทธิภาพต่อไป
ขอบคุณความหมายอันน่าเกรงขามจาก วิกิพิเดีย

นาง onboarding นี้สำคัญกับเทรนนิ่งในแง่ที่เป็นตัวบ่งชี้อย่างมีนัยสำคัญต่อการจะอยู่หรือจะไปของพนักงานในช่วงแรกมาก (turnover rate) หากเราทำกระบวนการนี้ได้ดี แนวโน้มที่พนักงานจะปรับตัว และไม่ vote ตัวเองออกจากกลุ่ม ก็มีแนวโน้มที่ดีตามไปด้วย วันนี้เรามี 3 ทริคดี ๆ มาแนะนำ ที่อาจทำให้ onboarding ของพวกเรานั้น เหินฟ้า ขึ้นอย่างทรงพลัง และน้อยคนที่อยากจะกระโดดร่มออกมาจากเครื่อง ไป ไปดูกันค่ะ


Tip 1 – onboarding checklist
ทำ checklist ขึ้นมาสักใบ ใส่หัวข้อ ที่เราต้องการให้พนักงานได้รู้ ได้รับ คอยตามเช็คแต่ละหัวข้อว่าตรงตาม timeline ที่บริษัทกำหนดไว้หรือไม่ เช่น เข้า orientation เมื่อไหร่ เรียน service training หรือยัง email ใช้งานได้ไหม มี locker หรือเปล่า ไม่ใช่แอบมาเปลี่ยนชุดที่ HR ทุกเช้า เรื่องพวกนี้ หยุมหยิม แต่เอาเข้าจริงมันหมายถึงการใส่ใจพนักงานว่าเราเอื้อให้เค้า พร้อม perform มากขนาดไหน บางคนเริ่มงานมาเดือนกว่าแล้ว เพิ่งจะได้ locker ก็มี ต้องมาคอยแบ่งใช้กับเพื่อนคนอื่น ทั้งที่เวลางานไม่ตรงกัน บางทีต้องรอมันทำงานเสร็จเพื่อมาเปิด locker ให้ เพราะเอากระเป๋าตังค์ไว้ในนั้น ดูดิ แค่จะกลับบ้านยังลำบากเลย บั่นทอนไหม ถามใจเธอดู

Tip 2 – Pulse check
Pulse check จริง ๆ แปลว่าการจับชีพจร แต่ความหมายนี้หมายถึง การคุยสั้น ๆ กับ HR เพื่อจับชีพจรว่ายังเต้นอยู่ไหม ยังไม่ตายนะแก ยังสู้นะ ทุกอย่างโอเคดีไหม (แต่จริง ๆ อีคนที่ถามนี่ กระอักเลือดมาก ชั้นอาจไปก่อนแกก็ได้นะมีมี่ แง) เน้นว่า คุยสั้น ๆ 15 นาทีพอ ยกเว้นมีดราม่า ก็ว่ากันไป วันหลังจะมาเล่าให้ฟังว่า การ lead pulse check เราควรต้องพูดอะไร หรือท่าทีเราควรเป็นแบบไหน ใครสนใจตามเน้อ


Tip 3 – Buddy
Assign พนักงาน 1 คนเอาไว้คอยช่วยเหลือ ถามไถ่ ควรเลือกคนที่ดูใจดี หนังหน้าไม่ fierce เกิน จนเพื่อนไม่กล้าถาม ไม่กล้าคุย จากประสบการณ์เอาคนในแผนกเดียวกันน่าจะดีกว่า เพราะจะเห็นความเป็นไปว่าพจมาน สว่างวงศ์ (แม่! ตัวอย่าง เห็นใจพวกหนูด้วย ขอใหม่กว่านี้นะ คราวหน้า) ต้องเจออะไรบ้างในบ้านทรายทอง คนที่เราเลือกมาเป็น buddy ควรจะต้องเข้าใจบทบาท และหน้าที่ของตัวเองด้วย ไม่ใช่เป็น buddy หัวโขน ที่แค่ให้มีชื่อใน checklist หรือบางทีหัวหน้าใส่ชื่อไปงั้นแหละ อีคนโดนมอบหมาย ยังไม่รู้เลยว่าตัวเองเป็น buddy เศร้ามากอะ แล้วจะให้พจมาน หันหน้าไปพึ่งใคร พระรองยังไม่รู้เรื่องเลย พจมาน เก็บของออกจากบ้านทรายทองดีกว่า

เอ้า 3 ทริค วันนี้ ลองไปใช้กันดู เชื่อสิ สิ่งที่เราทำอาจจะไม่เห็นผลทันทีเหมือนงานของแผนกอื่น แต่หากเราเริ่มด้วยความปรารถนาดี และความตั้งใจดี ๆ ที่อยากเห็นพนักงานใหม่เหล่านี้ ไปได้ตลอดรอดฝั่ง การเริ่มทำบางอย่างจากทริคข้างบนนี้ น่าจะช่วยให้พวกเค้ามีช่วงเวลา onboarding ที่สวยงามบ้างไม่มากก็น้อย

Did you know that?
อัตราการออก ในช่วงครึ่งปีแรกของการทำงานนั้นสูงถึง 28% นั่นหมายความว่า หากเรามี activity ที่สามารถ engage พนักงานใหม่ได้อย่างเพียงพอและตอบโจทย์ ตัวเลขดังกล่าวก็น่าจะลดลงเน้อ

เลิฟยู้ออลแอสออลเวย์

ก๊วย

3 คาถาพาเทรนเนอร์รอด

อาชีพเทรนเนอร์อย่างเราเนี่ย หลัก ๆ เลยคือต้องรู้จัก inspire คนอื่นให้เป็น แต่จะว่าไป พวกเราเหล่าเทรนเนอร์เยาวชนก็เป็นแค่คนธรรมดา ที่มีบางวันดี๊ด๊า และบางวันก็เหนื่อยและท้อเป็นเหมือนชาวบ้านเหมือนกัน ดังนั้น สิ่งสำคัญในการไปทำงานในแต่ละวันของพวกเรา คือ inner มันต้องได้ จริตมันต้องมา จิตวิญญาณมันต้องมี แต่ถ้าวันไหนมีแต่วิญญาณมาทำงาน แม่แนะนำวิธีง่าย ๆ ก็คือ inspire ตัวเองก่อน วันนี้เราเลยมีคาถาดี ๆ ที่เอาไว้ปลุกเสกจิตใจเหล่าเทรนเนอร์ในวันเหงา เบื่อ เซ็ง เครียด หรือแม้แต่ขี้เกียจ มาฝากกันค่ะ

1″Who dares to teach must never cease to learn”

John Cotton Dana

แปลว่า : หากจะริสอนใคร ความรู้นั้นไซร้ รีบหาใส่ตัว (เพื่ออรรถรส โปรดใช้อินเนอร์จอมยุทธ เวลาอ่านคำแปล)
ทำไม : อันนี้เป็น quote โปรดของแม่ ใช้ปลุกใจให้ฮึกเหิมเวลาโดนส่งไปเทรน แต่นะ ขี้เกียจอะ โคตรไม่อยากไป พออ่าน quote นี้ก็จะรู้สึกเห้ยมันไม่ได้นะ เราต้องไปเรียนว่ะ quote นี้มันคือใช่เลยนะ เราทำสัมมาอาชีพให้ความรู้ชาวบ้าน หากไม่หมั่นขวนขวาย พัฒนาตัวเองนี่ ตกเทรนด์ง่ายมาก จริง ๆ ไม่ใช่แค่คนทำเทรนนิ่งนะ ทุกอาชีพแหละแม่ว่า แต่อาชีพเราต้องโชว์สิ่งที่เรารู้ออกสื่อ ออกอีเว้นท์บ่อยกว่าชาวบ้าน ดังนั้น อย่าปล่อยให้ของหมด หมายความว่า เราต้องหมั่นอัพเดทตัวเองอยู่เสมอ อะไรใหม่ อะไรอินเทรนด์อ่าน ฟัง เอาไว้ ไม่เฉพาะแค่คอนเท้นท์เรื่องงานนะ จริง ๆ อะไรที่เค้าอินกันเนี่ย เอาไปใช้เป็นมุกตอนสอนได้เยอะมาก ละครดัง ๆ ซีรีส์เกาหลีที่เค้าฟินกันทั้งเมือง หนังอะไรใน Netflix ที่เค้าพูดถึงกันอยู่ เพลงดัง ร้านส้มตำเด็ด ที่น้อง ๆ ชอบไปกินหลังเลิกงาน จิปาถะ มันเหมือนเราอินเรื่องเดียวกับเค้า แล้วเวลาเทรน gap ระหว่างเรากับคนเรียนจะโดนลดทอนลงไปอย่างไม่น่าเชื่อกับอะไรแบบนี้ด้วยนะ ดังนั้น คนทำเทรนนิ่ง นอกจากที่จะต้องหมั่นศึกษาหาความรู้ใส่หัวของเราแล้ว สิ่งหนึ่งที่ลืมมิได้เลย คือ อัพเดทตัวเองกับเรื่องอะไรที่อยู่ในกระแส pop culture ต่าง ๆ และ talk of the town ในตอนนั้น ของพวกนี้นี่เหมือนพริกนำ้ปลาชั้นดี ที่ทำให้การเทรนของเรามีรสชาติอย่างไม่น่าเชื่อ นัวลำ้ยำแซ่บเว่อร์ (เวลาเขียนงานตอนเที่ยง จะดึงเข้าอาหารตลอดอะชั้น)

2.” If you can’t measure it, it doesn’t exist”

Joan Freeman


แปลว่า – หากคุณไม่สามารถวัดค่าสิ่งนั้นได้ แสดงว่ามันไม่มีอยู่จริง
ทำไม – quote นี้จำได้แม่น มีเจ้านายคนหนึ่งเคยสอนเราไว้ คือ ทำอะไร ถ้าวัดผลหรือไม่สามารถโยงเข้ากับ business goals ได้ อย่าทำ เสียเวลา โอ้ววว เป็นคำพูดที่เบิกเนตรหนูมากค่ะนายขา ณ จุดนั้นเราคิดว่าการฝึกอบรมมันคือการปิดทองหลังพระ ค่อย ๆ ก่อ ค่อย ๆ สร้างคนกันไป เราอาจจะยังไม่เห็นผลในชาตินี้ แต่อย่างน้อยเราอิ่มใจ อา…งาน เรานี่มัน miss universe charity ชัด ๆ แต่หลังจากเจอนายคนนี้ลงหวายไป ทำให้เราเข้าใจว่า จริง ๆ แล้วเราทำงานเทรนนิ่งแล้วเอาไปผูกกับ business goals ได้มากมาย เช่น ยอดขาย จำนวนcomplaints ความพึงพอใจของลูกค้า turnover และอื่น ๆ อีกมากมาย อยู่ที่ว่าจะเล่นอะไร หรือโจทย์แบบไหนที่ได้มา พอรู้แล้ว สนุก มันดีนะ มีบู๊ล้างผลาญตามคนเรียน ทั้ง online offline สะบั้นหั่นแหลก ทะเลาะกับหัวหน้าแผนกบางคนที่เห็นเทรนนิ่งเป็นลูกเมียน้อย ที่ไม่เคยอยู่ในสายตา พอโมเม้นท์ eureka บังเกิด เลิกเป็น miss universe โดยสิ้นเชิง สวมบทบาท เทรนนิ่งเจ้าสำนักบู๊ลิ้ม 555 เพราะทุกเรื่องที่เราทำ เรารู้ว่าเราต้องการอะไร ไม่นัวอีกต่อไป ทุกอย่างมี stats และ study มาอย่างดี ก่อนจะลงสนามฟาดแข้งทุกครั้ง (สนามในที่นี่ หมายถึง เวลาเข้าประชุม morning briefing) พอเราเข้าใจแบบนี้ ทำงานสนุกมาก มันส์มาก บู๊ล้างผลาญมาก บางวันมีชัย ประชุมเสร็จกลับมา เลี้ยงกาแฟน้อง ๆ วันไหนโดนเค้าฟาดมาแผลเหวอะ ปิดประตูออฟฟิส ขึ้นป้าย “do not disturb” ทันที555
(morning briefing : คือ การประชุมสั้น ๆ อันแสนหฤหรรษ์ทุกเช้าของหัวหน้าแผนกในงานโรงแรมว่า วันนี้แผนกเราจะทำอะไร มีอะไรคืบหน้า มีอะไรต้องตาม)


3. “If you don’t say it that means you accept it”

มันลอยเข้าหูมา ณ จุดหนึ่ง แต่หาเจ้าของไม่เจอ ขออภัย มา ณ ที่นี้ค่ะ
แปลว่า – หากคุณไม่พูด หรือแสดงออก แสดงว่าคุณยอมรับสิ่งนั้น
ทำไม – quote นี้เอาไว้อ่านปลุกใจก่อนไปบู๊ เช่นต้องไปบอกในที่ประชุม morning briefing ว่าแผนกไหนไม่ส่งคนเข้าเรียน cpr first aid training เลย (อีหัวหน้าแผนกช่างต้องกินหัวชั้นแน่ ๆ) แต่ถ้าไม่พูดแสดงว่าเราโอเคไง แต่มันไม่โอเคอะ ก็ต้องพูด หรือเวลามีคนมาเรียนทำตัวเวร ๆ อย่างเล่นมือถือ ก็รับไม่ได้อะ ก็ต้องพูด พูดแบบที่เราคุยกันในบท เทคนิคพิชิตความเกรียนในคลาสอะคะ (tie in อีกแล้วนะแม่ เหอ เหอ) quote นี้มันทำให้เรากล้าที่จะยืนหยัด และพูดในจุดยืนของเรา ซึ่งบางที เราคิดเยอะไป กลัวเค้าจะโกรธ เกลียด หรือไม่ชอบเรา แล้วก็ตัดสินใจไม่พูดสิ่งที่ควรต้องพูดออกไป ดังนั้นเทรนนิ่งที่รักทั้งหลาย หากคุณมั่นใจในจุดยืน จงกล้าที่จะพูดในสิ่งที่ถูกต้องค่ะ

จบแล้วค่ะ 3 คาถาพาเทรนเนอร์รอด ขอให้ทุกคนแคล้วคลาดจากภยันตรายต่าง ๆ และนำพาเทรนนิ่งของเราให้รอดในทุก ๆ สถานการณ์นะคะ หรือใครมีคาถาเด็ดของตัวเองที่ใช้ได้ผลแล้วอยากบอกต่อ ใส่ไว้ในคอมเม้นท์ได้เน้อ

เลิฟยู้ออล

แม่เองจ้า