เรามาเหยียบคันเร่งกันต่อกับเรื่อง internal communication หลังจากที่ตอนที่แล้วเราขมวดเอาไว้กับคำถามแรก ที่ว่าเราจะสื่อสารอะไรกับทีม คิดว่าพวกเราน่าจะมีไอเดียกับคำตอบนี้แล้ว หากใครไม่แน่ใจ กลับไปอ่านโพสต์ก่อนที่เขียนเอาไว้ดี๊ดีเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ (ขายของแต่เช้าเลยแม่) เอาละ คำถามต่อมาในเรื่องการสื่อสารภายในองค์กรที่เราควรจะต้องตอบได้ คือ

2. เมื่อไหร่ที่เราต้องสื่อสารกับทีม (when do we need to communicate to our team?)

อะโด่ หลายคนบอก ไม่เห็นจะตอบยากเลย ก็ต้องตอนที่เราต้องการสื่อสารอยากบอก อยากแจ้งน่ะซิแม่ มันก็ถูกนะ แต่ก็แค่บางส่วน มีใครให้ดีกว่านี้ไหม? หมดเวลา เดี๊ยนเฉลยดีกว่า คือจริง ๆ อย่างที่บอกด้านบน ดูทำเรื่อง ic (internal communication) เหมือนกับตำข้าวสารกรอกหม้อไปหน่อย แปลว่า ทำเท่าที่มี มีเท่าที่ทำ ของพวกนี้ มันต้องมีกลยุทธ์นิดนึงย่ะ ไปพริ้นท์ปฏิทินกิจกรรมประจำปีของบริษัทมา กางออกบนโต๊ะกว้าง ๆ แล้วเราจะเห็นเค้าคำตอบค่ะ กล่าวคือ ให้ลอง draft calendar ของ ic ขึ้นมาโดยให้ล้อไปกับ yearly activities ของบริษัท เราจะรู้เลยว่า เดี๋ยวเดือนมิถุนายน มีกิจกรรมส่งเสริม pride month, wellness อะไรก็ว่าไป ปูพรมโปรโมทไว้แต่เนิ่น ๆ ว่า แต่ละกิจกรรมคืออะไร ความสำคัญคืออะไร พนักงานเกี่ยวข้องหรือเข้าร่วมได้ในแง่มุมไหนบ้าง ไม่ใช่จะจัดกิจกรรมโยคะวันศุกร์ เพิ่งจะโปรโมทวันพฤหัส เพื่อน ๆ เตรียมเสื่อไม่ทันค่ะคุณ (อาจได้เป็นเสื่อกินส้มตำมาปูเรียนโยคะประชดพวกเราแทน) ดังนั้น แนะนำว่า ควรทำเป็น plan หลวม ๆ เอาไว้เป็นรายปีเลย เราจะเห็นภาพชัดเจนว่า เดือนไหนต้องโหมเรื่องอะไร หากมีกิจกรรมไหนแทรกคิวเข้ามา ก็สามารถปรับแต่งให้ปฏิทิน ic ของเราไม่ยุ่บยั่บเกิน สัปดาห์ไหนกิจกรรมเยอะ ถ้าเลื่อนไปได้ไม่เกิน timeline ก็ปรับได้ด้วย เก๋กว่าเยอะเนอะ ว่าไหม

3.เราควรใช้ช่องทางไหนสื่อสารกับทีม (which channel should we use to communicate to our team?)

ข้อนี้ก็ไม่ยาก หลาย ๆ คนน่าจะตอบได้ จริง ๆ เรามีช่องทางมากมายให้เลือกสื่อสารกับพนักงาน ช่องทาง on line เช่น email, intranet, homepage, line หรือ social media platform ตัวท็อปอย่าง Facebook, Youtube, TikTok, Twitter, LinkedIn ช่องทาง off line แบบ traditional อย่าง morning briefing, department briefing, Town hall meetings, Focused group meeting, training class, poster, brochure, newsletter จิปาถะให้เลือกใช้กันไม่หวาดไม่ไหว จะเลือกใช้อะไรก็แล้วแต่ค่ะ แต่อยากให้ keep in mind ไว้นิดนึงว่า เราต้องการอะไร ต้องการบอกใคร นึกออกไหม บางทีทำโปสเตอร์กิจกรรมนึงมาอย่างสวยหรู แต่ทำมาแค่ภาษาอังกฤษ ตกลงทำเพื่อให้นายเห็น ไม่ได้อยากให้คนทั่วไปอ่าน งงใจ! กลุ่มเป้าหมายที่ต้องการบอกคือใคร เช่น หากอยากให้พนักงานส่วนใหญ่เห็น อีเมลอย่างเดียวไม่น่าจะไม่พอ ใช้ social media อย่าง Facebook เสริมทัพ หรือ ทำโปสเตอร์ไปติดตรงทางเข้าออกพนักงาน ห้องทานอาหารพนักงาน (ทุกคนต้องกินนิ) ก็จะทำให้ข้อมูลของเรากระจายไปถึงกลุ่มเป้าหมายของเราได้มากขึ้น

เสริมท้ายนิดนึงค่ะ หากอยากให้เก๋กู๊ดเข้าไปอีก เราอาจใช้ score และ feedback จาก employee engagement survey (แบบสำรวจความผูกพันขององค์กร) ในส่วนของ internal communication เข้ามาช่วย monitor เสริมทัพว่า สิ่งที่เราผลักดันนั้น มันผลิดอกออกผลบ้างหรือไม่ พนักงานรู้สึกว่าพวกเขาได้รับข้อมูลเพียงพอหรือไม่ อยากให้เราทำอะไรเพิ่มเติม ปรับเปลี่ยนตรงไหน ก็จะเป็นการปิดวงจรการทำงานเรื่อง ic ได้อย่างครบมิติมากขึ้น หลายคนชอบทำ แต่ไม่ชอบวัดผล จำไว้ค่ะว่า “if you cannot measure it, it doesn’t exist” นั่นก็แปลว่า สิ่งที่เราทำสูญเปล่า เพราะเราวัดผลมันไม่ได้ไสเจียเสียใจด้วยจ้ะ

วันนี้พอเท่านี้แหละ หวังว่าพวกเราน่าจะได้ไอเดียไปต่อยอดการทำเรื่อง internal communication ในที่ทางของตัวเอง พบกันใหม่ตอนหน้าค่ะ

The more your team informed, the more your team engaged.

ยิ่งทีมของคุณได้รับข้อมูลมากเท่าไหร่ พวกเขาจะยิ่งผูกพันและหล่อหลอมรวมกับพวกเรามากขึ้น

Love you all as always

ก๊วย