นาย : กิ๊บวันนี้ webinar ของ training เป็นไงบ้างอะ
กิ๊บ : เหมือนเดิมอะคะ
นาย : เหมือนเดิม หมายถึง ??? (คอเริ่มแข็ง คิ้วเริ่มผูกโบ มาพร้อมกับสายตาพิฆาตเลเวล 10)
กิ๊บ : หนูไปเปิดไฟห้องเทรนก่อนนะคะ วันนี้ FB มาใช้ห้องค่ะ (รีบเผ่นอย่างไว)

เคยเป็นเหมือนกิ๊บไหมคะ คือพอจบ webinar แล้วก็ยังจับประเด็นอะไรไม่ได้ จดโน้ตเอาไว้ก็อ่านไม่รู้เรื่อง (ง่วงมากแม่ ณ จุดนั้น) รอเค้าส่งสไลด์สรุปมาให้ดีกว่า กิ๊บรอได้ แต่นายคงไม่รอค่ะ ยิ่งนายบางคน เป็นคนหิวข้อมูล (เกลียดที่สุดการรู้อะไรหลังชาวบ้าน) เรายิ่งต้องกรองให้ไวกว่าใจนาย แต่ถึงนายเราจะต่อนยอน เรื่องพวกนี้เป็นเรื่องที่เรารับผิดชอบโดยตรง การสรุปประเด็นสำคัญ ๆ หลัง webinar ได้ไว จึงสำคัญมาก เพราะเรื่องบางเรื่องเราสามารถ take action ได้ทันที วันนี้เราจึงอยากนำเสนอ เทคนิคพิชิต webinar เอาไว้ไปใช้กันค่ะ มา!

ถึงปีนี้ คงไม่มีใครไม่รู้จัก webinar กันอีกต่อไป มันได้กลายเป็นเครื่องมือหลักในการทำงานของเราไปแล้ว คำว่า webinar ย่อมาจาก web-based seminar คือ การประชุมผ่านทางช่องทางออนไลน์ ที่เจ้าภาพ (host) สามารถควบคุมการเปิด ปิด นำเสนอของคนเข้าร่วมได้โดยไม่ต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน ความท้าทายของ webinar คือ เนื่องจากคนประชุม อยู่กันคนละที่ ดังนั้น engagement rate จึงเบาบางมาก บางคนเปิดไมค์สวัสดีเพื่อน ๆ ตอนแรก แล้วไปกินข้าวเฉย หรือ on เอาไว้อย่างนั้นแหละ ประหนึ่งว่าชั้นอยู่ แต่ก็เล่นมือถือบ้าง f ของบ้างไปตามเรื่องตามราว (webinar จบนี่ ตัวเบาเลย 55) เออ เข้าใจมันน่าเบื่อ แต่โฟกัสหน่อย อย่างมาก 30 – 40 นาที ก็น่าจะจบแล้ว แล้วเราต้องโฟกัสอะไรบ้าง เพื่อตอบคำถามนายให้ได้ ไปดูกัน

1. Agenda โดยส่วนใหญ่ แต่ละครั้ง host จะบอกตอนต้นไปเลยว่า วันนี้จะพล่ามอะไรบ้าง พอหน้านี้โผล่ขึ้นมา รีบถ่ายรูปไว้เลย มันเหมือนเป็นเข็มทิศชีวิตให้เราว่า วันนี้มีประเด็นสำคัญอะไรที่เราต้องตามบ้าง
2. New projects หลังจากบอก agenda แล้วส่วนใหญ่ host จะยังไม่ทวงอะไรตั้งแต่แรก จะเอานำ้เย็นเข้าลูบ ให้เราตายใจก่อน โดยตอนต้นก็จะบอกว่า จะมี project ใหม่ๆ อะไรบ้าง จะ launch เมื่อไหร่ แต่ละที่ต้องเตรียมอะไร เช่น จะมี leadership course ตัวใหม่ เริ่มเดือนหน้า ให้หัวหน้างานของแต่ละแผนกเข้าเทรน เทรนเนอร์มาจากสำนักงานใหญ่ ข้อมูลพวกนี้ รีบจดเอาไว้คร่าว ๆ เรื่องใหม่ ๆ พวกนี้ต้องบอกนาย ข้ามไม่ได้ค่ะ ถามว่าทำไมต้องจด ถ่ายรูปไม่ได้เหรอ คือถ่ายเอาไว้เป็น reference เวลาจดไม่ทัน แต่การจด มันคือ กระบวนการคิดประมวลผลข้อมูลของเรา ซึ่งสมองมันจะพยายามทำความเข้าใจไปด้วย ระหว่างที่เราจด แต่การถ่ายรูปไม่สามารถให้อะไรแบบนี้กับเราได้ ถ้าเราจดและเข้าใจ นายถามเราจะมีไอเดีย ตอบได้ทันที คนที่ถนัดแต่ถ่ายรูป นายถามก็ต้องเข้าไปหาว่าไอ้ที่ชั้นแคปไว้อยู่ตรงไหน แล้วพอหาเจอ ต้องอ่านระลึกสักพักอีก นายสะบัดบ๊อบเดินไปกินส้มตำแล้ว
3. Key follow up and stats และแล้วช่วงเวลาแห่งความเร้าใจก็มาถึง แม่จะเรียกง่าย ๆ ว่า ช่วงเวลาทวงงานแล้วกัน หรือ excel พาเพลิน โดย host จะพูดถึง ongoing projects ที่แต่ละที่ทำไป progress ของแต่ละคน แล้วนำเสนอเป็นกราฟแท่ง วงกลม กราฟจุด ไข่ปลา บลาๆ ของใคร เป็นยังไงก็เห็นกันตอนนี้ ก็รับบุญกรรม กันไปจ้ะ host ก็จะชมที่ ๆ ทำได้ดี แล้วบางที่ที่ยังไม่ไปไหน อันนี้ จับคร่าว ๆ ว่าของเราอยู่ลำดับเท่าไหร่ ภาพรวมเป็นอย่างไร timeline ที่ต้องทำ project นี้ให้เสร็จคือเมื่อไหร่ อันนี้ฟังไปก็ไม่ต้องเครียดมาก หากอันดับเรายังไม่ดี แต่ละที่มี priorities ไม่เหมือนกัน หากเรามั่นใจว่าเราเสร็จตาม timeline ที่เค้ากำหนดไว้ ก็ไม่ต้องไปหวั่นไหวอะไรมากนะ ใจนิ่ง ๆ แล้วจะดีเอง
4. Next meeting สุดท้าย host จะสรุปว่า ประเด็นหลัก ๆ ในวันนี้คืออะไร แต่ละที่ ควรจะต้อง take action อะไรเพื่อให้ไปในแนวทางเดียวกัน แล้วบอกว่า next meeting เมื่อไหร่ หลังจากนั้นจะเปิด q&a session แต่ละคนมีคำถามอะไรไหม ช่วงนี้ก็คือ deadair หรืออาจจะมีบางคนสวมตำแหน่งเจ้าหนูจำไม ซึ่งพวกเราแบบ เฮ้ย พอแล้วแก ชั้นหิวข้าว เออ ก็ทนฟังไปหน่อย เค้าอาจจะถามอะไรที่เป็นประโยชน์กับเราก็ได้นะ อดทนอีกนิด
เฮ้อ จบซะที webinar แต่ละที นี่ง่วงเนอะ แม่ยอมรับ แต่ในเมื่อ this is the way ก็ต้องทำใจ และปรับท่าทีกับมัน เวลาจบแต่ละครั้ง ทำตารางสรุปง่าย ๆ แบบข้างล่างนี้ เอาไว้เป็นโน้ตของเราเอง เวลานายเรียกถามตอบได้ทันที ไม่ต้องเปิดหาสไลด์ที่ถ่ายเอาไว้
มีโพยแบบนี้อยู่กับตัว ไม่กลัวอะไรแน่นอน meeting ends แต่เราไปต่อแบบสวย ๆ เด้อ